Consigli

12 tecniche semplici ma efficaci per il lavoro accelerato in Excel

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Spesso hanno a che fare con MS Excel? Quindi non perdere una parte dei suggerimenti su come ottimizzare il lavoro in questo programma.

Aggiungi rapidamente nuovi dati a un grafico

Se per il tuo schema già costruito, sul foglio sono comparsi nuovi dati che devono essere aggiunti, puoi semplicemente selezionare un intervallo con nuove informazioni, copiarlo (Ctrl + C) e incollarlo direttamente nel diagramma (Ctrl + V).

Riempimento istantaneo (riempimento Flash)

Questa funzionalità è stata visualizzata solo nell'ultima versione di Excel 2013, ma è opportuno aggiornarla anticipatamente alla nuova versione. Supponiamo che tu abbia una lista di nomi completi (Ivan Ivan Ivanovič), che devi trasformare in abbreviazioni (Ivanov I.). Per eseguire tale conversione, è sufficiente iniziare a scrivere manualmente il testo desiderato nella colonna adiacente. Sulla seconda o terza riga, Excel proverà a prevedere le nostre azioni e ad eseguire automaticamente ulteriori elaborazioni. Dovrai solo premere il tasto Invio per confermare, e tutti i nomi verranno convertiti all'istante.

Allo stesso modo, puoi estrarre i nomi dalle e-mail, incollare il nome dei frammenti, ecc.

Copia senza interrompere i formati

Probabilmente, tu sai del marker di completamento automatico "magico" - una sottile croce nera nell'angolo in basso a destra della cella, tirando il quale è possibile copiare il contenuto della cella o la formula in più celle contemporaneamente. Tuttavia, c'è una sfumatura sgradevole: tale copia spesso viola il design della tabella, dal momento che non viene copiata solo la formula, ma anche il formato della cella. Questo può essere evitato se immediatamente dopo aver tirato con una croce nera, fare clic sullo smart tag - un'icona speciale che appare nell'angolo in basso a destra dell'area copiata.

Se selezioni l'opzione "Copia solo valori" (Riempi senza formattazione), Microsoft Excel copia la formula senza formattazione e non rovina il design.

Visualizzazione di dati da un foglio di calcolo di Excel su una mappa

L'ultima versione di Excel 2013 ha la capacità di visualizzare rapidamente i tuoi dati geografici su una mappa interattiva, ad esempio vendite per città, ecc. Per farlo, vai su "App Store" nella scheda Inserisci e installa il plug-in di Bing da lì Mappe. Questo può essere fatto tramite un collegamento diretto dal sito facendo clic sul pulsante Aggiungi. Dopo aver aggiunto un modulo, puoi selezionarlo dall'elenco a discesa "Le mie app" sulla scheda "Inserisci" (Inserisci) e posizionarlo sul foglio di lavoro. Resta da selezionare le celle di dati e fare clic sul pulsante Mostra posizioni nel modulo della mappa per vedere i nostri dati su di esso.

Se lo si desidera, nelle impostazioni del plug-in, è possibile selezionare il tipo di grafico e i colori da visualizzare.

Passaggio rapido al foglio desiderato

Se nel tuo libro il numero di fogli di lavoro ha superato 10, diventa difficile navigare in essi. Fare clic con il tasto destro su uno dei pulsanti di scorrimento del foglio nell'angolo in basso a sinistra dello schermo.

Apparirà un sommario e potrai andare immediatamente a qualsiasi foglio desiderato.

È inoltre possibile creare su un foglio separato un sommario con collegamenti ipertestuali. È un po 'più complicato, ma spesso più conveniente.

Converti le righe in colonne e torna indietro

Se hai mai dovuto spostare manualmente le celle da righe a colonne, apprezzerai il seguente trucco:

  1. Evidenzia l'intervallo.
  2. Copia (Ctrl + C) o, premendo il tasto destro del mouse, seleziona "Copia" (Copia).
  3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella in cui desideri inserire i dati e seleziona una delle opzioni di inserimento speciali nel menu di scelta rapida: l'icona "Trasponi".

Nelle versioni precedenti di Excel, non esiste tale icona, ma è possibile risolvere il problema utilizzando un inserto speciale (Ctrl + Alt + V) e scegliendo l'opzione "Trasposizione" (Trasposizione).

Elenco a discesa nella cella

Se si intende immettere valori strettamente definiti dal set consentito (ad esempio, solo "sì" e "no" o solo dall'elenco dei reparti dell'azienda, ecc.), Questo può essere facilmente organizzato utilizzando l'elenco a discesa:

  1. Seleziona la cella (o l'intervallo di celle) in cui dovrebbe esserci una tale restrizione.
  2. Fare clic sul pulsante Convalida dati nella scheda Dati (Convalida).
  3. Nell'elenco a discesa "Consenti", selezionare l'opzione "Elenco".
  4. Nel campo "Origine", specifica l'intervallo contenente le varianti di riferimento degli elementi, che cadranno successivamente durante la digitazione.

Trucchi avanzati della stessa serie: un elenco a discesa con riempimenti, elenchi a discesa correlati, un elenco a discesa con una foto, ecc.

Smart Table

Se selezioni un intervallo con i dati e nella scheda Home fai clic su "Formato come tabella" (Home - Formatta come tabella), la nostra lista verrà trasformata in una tabella "intelligente", che (ad eccezione di una colorazione a strisce fantasia) conosce molte cose utili:

  • Estendi automaticamente quando aggiungi nuove righe o colonne.
  • Le formule immesse verranno automaticamente copiate sull'intera colonna.
  • Il cap di questa tabella viene automaticamente corretto durante lo scorrimento e include i pulsanti di filtro per la selezione e l'ordinamento.
  • Nella scheda Progettazione visualizzata (Progettazione), è possibile aggiungere una riga di totali con calcolo automatico a tale tabella.

Sparklines

Le sparkline sono diagrammi in miniatura disegnati direttamente nelle celle, che visualizzano graficamente la dinamica dei nostri dati. Per crearli, fai clic su "Grafico" (Linea) o "Istogramma" (Colonne) nel gruppo "Sparklines" nella scheda "Inserisci". Nella finestra che si apre, specificare l'intervallo con i dati numerici iniziali e le celle in cui si desidera inserire le linee di riferimento.

Dopo aver fatto clic sul pulsante "OK", Microsoft Excel li creerà nelle celle specificate. Nella scheda Progettazione (Design), puoi personalizzare ulteriormente il colore, il tipo, abilitare la visualizzazione dei valori minimi e massimi, ecc.

Recupera i file non salvati

Venerdì. Serata. La tanto attesa fine della settimana di lavoro shock. Attendo con ansia il resto, chiudi il rapporto che eri occupato con l'ultima metà della giornata e nella finestra di dialogo che appare, "Salva le modifiche al file?" All'improvviso, per qualche motivo, premi "No".

L'ufficio vuoto annuncia il tuo pianto straziante, ma è troppo tardi - le ultime ore di lavoro sono andate alla coda del cane e invece di una piacevole serata con gli amici, dovrai recuperare il perduto.

In effetti, c'è una forte possibilità di correggere la situazione. Se hai Excel 2010, fai clic su "File" - "Recenti" (File - Recenti) e trova il pulsante Ripristina cartelle di lavoro non salvate nell'angolo in basso a destra dello schermo. In Excel 2013, il percorso è leggermente diverso: "File" - "Dettagli" - "Gestione versione" - "Ripristina cartelle di lavoro non salvate" (File - Proprietà - Ripristina cartelle di lavoro non salvate). Una cartella speciale si aprirà dalle profondità di Microsoft Office, dove le copie temporanee di tutti i libri creati o modificati ma non salvati vengono salvati in questo caso.

Confronto tra due intervalli per differenze e corrispondenze

Molto spesso, quando si lavora in Excel, è necessario confrontare due liste e trovare rapidamente elementi uguali o diversi tra loro. Il modo più veloce e più visivo per farlo:

  1. Seleziona entrambe le colonne confrontate (tenendo premuto il tasto Ctrl).
  2. Selezionare nella scheda Home - Formattazione condizionale - Regole di allocazione cella - Valori duplicati (Home - Formattazione condizionale - Regole celle evidenziazione - Valori duplicati).
  3. Seleziona l'opzione "Unico" dall'elenco a discesa.

Bonus: altri modi per confrontare due intervalli e trovare differenze / partite.

Selezione (regolazione) dei risultati del calcolo per i valori richiesti

Hai mai raccolto valori di input nel tuo calcolo di Excel per ottenere l'output di cui hai bisogno? In questi momenti ti senti come un artigliere dal naso duro, giusto? Solo un paio di dozzine di iterazioni "undershoot - flight", ed eccolo, il tanto atteso "hit"!

Microsoft Excel sarà in grado di adattarsi a te, e in modo più rapido e accurato. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "Inserisci" del pulsante "What if?" E selezionare il comando "Parameter selection" (Insert - What If Analysis - Goal Seek). Nella finestra visualizzata, specificare la cella in cui si desidera selezionare il valore desiderato, il risultato desiderato e la cella di input che deve essere modificata. Dopo aver fatto clic su "OK", Excel eseguirà fino a 100 "scatti" per selezionare il totale richiesto con una precisione di 0,001.

Se questa recensione dettagliata non copre tutti gli utili chip MS Excel che conosci, condividili nei commenti!

Guarda il video: Keynote Google IO '18 (Potrebbe 2020).

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